أدوات التوجيه

أدوات التوجيه
إن ممارسة وظيفة التوجيه يتطلب توافر عدة أدوات أو وسائل ومن هذه الأدوات والوسائل: القيادة، الدافعية، الاتصال، إصدار الأوامر، اتخاذ القرار، التحفيز وتفويض السلطة وفي هذا الشأن يتناول هذا الجزء بشيء من التفصيل أهم الأدوات وذالك على النحو التالي:
اولا:القيادة: لقد سبق الإشارة إلى أن القيادة تعتبر أحد أدوات التوجيه الأساسية ومع ذلك فقد لا يعتبر ضربا من ضروب المغالاة القول بأن القيادة هي جوهر وظيفة التوجيه أو عصية الرئيس وإذا أحسن القائد استخدام الاتصال وتجمع في دفع وتحميس الأفراد للعمل فإنه يصبح الاتصال والدافعية ( التحفيز) من أكثر الأدوات أو العوامل الحاسمة في تحقيق النجاح القيادي من عدمه.
ويعرف "كونتز" وزملائه الوظيفة الإدارية للقيادة كما يلي: " القيادة هي عملية التأثير على الأفراد وتشجيعهم لتحقيق أهداف المنظمة ".
وإذا كانت عملية التأثير المشار إليه في التعريف السابق قد تعني بالدرجة الأولى التأثير غير الرسمي على الأفراد من خلال أساليب بعيدة تماما عهن السلطة الرسمية، ويرى " ستونر" ضرورة تعدد مصادر التأثير سواءا كانت رسمية أو غير رسمية ومن بين مصادر القوة أو التأثير التي أشار إليها ما يلي:
1- الحق في منح الثواب أو الحوافز للأداء المرضي والجيد.
2- الحق في توقيع العقاب.
3- القوة الشرعية أو القانونية.
4- القوة المرجعية ويقصد بها القوة التي تجعل الآخرين يرغبون في تقليد نمط السلوك الخاص بشخص آخر.
5- القوة الناجمة عن الخبرة أو التخصص والمهارة والمعرفة.

ثانيا: الدافعية: وهي المؤثر الداخلي الذي يحرك وينشط ثم يوجه السلوك الإنساني نحو تحقيق أهداف معينة.

وللإجابة عن مشكلة الدافعية وبطريقة علمية يجب على إدارة المؤسسة خلق جو من الأمان والاستقرار والثقة في نفوس العاملين وعليها أيضا وضع أهداف سليمة وهيكل تنظيمي متوازن يعمل على تحديد الوظائف والتنسيق الفعال بين أجزاء العمل، كما عليها من جهة أخرى تطبيق وسائل رقابية كافية غير مبالغ فيها، وهذا كله من أجل خلق السلوك السلبي للفرد، والعمل على رفع معنوياته في أداء العمل.

ثالثا:- الاتصال: يتوقف النجاح في مجال التسيير إلى حد كبير على مقدرة المسير على تفهم الأفراد من جهة وعلى مقدرتهم على تفهم المسير من جهة أخرى ولا يتفق هذا إلا بالاتصال والذي بواسطته يتم توجيه النشاط في أي تنظيم مهما كان نوعه،ولأن نقل المعلومات من فرد لآخر يعتبر من الضروريات الجوهرية لما يحدثه من تعديل وتغيير في السلوك وتحقيق للأهداف ويساعد الاتصال الجيد على أداء الأعمال بطريقة أفضل.

رابعا:- اتخاذ القرار: تلعب القرارات دورا كبيرا في إقناع الأفراد لما يجب عمله لتحقيق الأهداف ليس هناك وسيلة للترغيب من ذلك الذي يجعل القائمين بالتنفيذ يحسون أن القرار قرارهم، ولم يأتي ذلك إلا بإشراكهم في عملية اتخاذ القرار، فلا يجوز فقط أن يكون القرار مصمما لمساعدة المسير على القيام بعمله بطريقة أسهل وأفضل بل يجب أن يساعد الأفراد على تحقيق أهدافهم وأن يعاونهم في العمل لأن القرار يؤثر على أعمال الأفراد.
أسباب التوجيه وفوائده :
عندما يقوم الموجّه في العمل بمراقبة أعضاء الفريق, فانه يعمل على مساعدتهم حيث:
• يسهل التوجيه من مهمة المرؤوسين في استثمار وتوظيف أفضل ما لديهم من إمكانيات شخصية وفنية.
• يوفر التوجيه اتصالاً مباشراً بوظائف المرؤوسين، ويساعد على تلبية احتياجاتهم بالشعور بالرضاء عن أعمالهم عندما يحققون المستوى المطلوب للجودة.
• يتيح التوجيه الفرصة للمرؤوسين للتغلب عل نقاط ضعفهم في الأداء، وما يواجههم من مشكلات في العمل، من خلال التوجيه الدائم الذي يقوم به المدير أثناء متابعة الأداء، مما يساعدهم على أداء وظائفهم على نحو أفضل.
• يستخدم التوجيه والإرشاد كثيراً كوسيلة للنهوض سريعا بالمستخدمين الجدد في وقت قصير، وذلك للإلمام بالمعارف والمهارات والاتجاهات التي يعلمها أعضاء الفرق المكونة حديثاً, ويكون هذا النوع ملازما ومصاحبا للتدريب المهني.
• يرشد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف للمنظمة.
• إن التوجيه في الوقت ذاته, يشمل التدريب بطريقة غير مباشرة، فنجد مثلاً أن المدير أو رئيس القسم حينما يقوم بتوجيه العاملين معه لتصحيح الأداء، فهو بذلك يدربهم ويساعد على تنمية مهاراتهم.
متطلبات التوجيه:
الاتصال:
نرى أن عملية التوجيه مرتبطة بالاتصال، فالتوجيه يتم من المدير إلى المرؤوسين في المنظمة، والاتصال بهم لتوجيه جهودهم نحو أهداف المنظمة.
عناصر الاتصال
1 - المرسِل وهو الشخص الذي يعمل على توجيه الآخرين.
2 – الرسالة وتعني الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر من المرسِل إلى الذين يود إرشادهم وتوجيههم.
3 – قناة الاتصال وهي الطريقة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل.
4 - المستقبِل وهو الشخص المستهدف من عملية الاتصال.
5 – الاستجابة أو التغذية الراجعة: وهي ما يطلق عليه رد الفعل الذي يحدث جراء عملية التواصل بين المرسِل والمستقبِل وكيفية تلقي الرسالة.

6 - المعلومات: التوجيه السليم يتطلب توافر المعلومات اللازمة عن الأداء الفعلي لكل العاملين، وقياس ذلك الأداء بالعمل الذي سبق التخطيط له، لمعرفة مقدار الإنحراف عن الخطة ، ثم توجيه الأفراد إلى الالتزام بالأداء وفقاً للخطط والبرامج الموضوعة مسبقاً.
عناصر التوجيه الفعال
• لا تصدر توجيهات أو أوامر إلا عند الضرورة.
• احرص أن تحدد بدقة من سيقوم بالعمل ومتى وأين وكيف.
• تابع تنفيذ الأمر بعد إصداره.
• كن واضحاً في توجيهاتك وأطلب من المرؤوس شرح ما يفعله وكيف.
• تحدث مباشرة مع الشخص المسؤول ودون وسيط.
• وضح الهدف من التوجيه.
• لا توجّه العامل أمام الآخرين.
• شجّع من التزم بالتوجيه وأعطِ فرصة لمن لا يحتاج إلى تطوير أدائه طالما أنه يحدث بغير قصد.
• إختر الألفاظ المناسبة والواضحة والمحددة.
• إختر المكان المناسب للتوجيه.