اتصالات إدارية

اتصالات إدارية
أ. عملية الاتصال هي الجسم الموصل بينها ، وبين العاملين ، وبينهم ،وبين العالم .
مفهوم الاتصال : إنها العملية التي تهتم بإيصال المعلومات المهمة والقرارات لأفراد المنظمة جميعهم عن طريق متابعة وصول المعلومات وتذليل عقبات وصولها باستخدام وسائل شفهية ، أو كتابية ، أو الكترونية ، فضلاً عن تقييد ، ومتابعة أي اتصال من خارج المنظمة أي المحافظة على طرق (دخول ، خروج المعلومات بوسائل اتصالية منظمة) .

ب_ أهمية الاتصالات الإدارية :
الاتصالات هي الغراء ، أو الصمغ الاجتماعي ، الذي يستخدم لتحقيق التماسك بين أجزاء المنظمة ، وتحسين مستواها .
متى ما كان الاتصال واضحاً ويُسهل انسياب المعلومات داخل قنوات التنظيم ، فإن ذلك يساعد على كفاية الأداء في التنظيم .

ج_ عناصر عملية الاتصالات الإدارية :
1. المرسل 2. الرسالة 3 . قناة الاتصال 4. المستقبل 5. التغذية الراجعة.

المصدر الفكرة أو المعلومة الوسيلة مستلم الرسالة رد الفعل
الاهتمام بالتغذية الراجعة فهي أداة الإدارة لتحديد ما إذا كانت الأهداف ، والتعليمات والقرارات واضحة فيما يخص العاملين .

د_ أهداف الاتصالات الإدارية :
1. الإقناع 2. اطلاع المرؤوسين 3. مساعدة الإدارة في القيام بأعمالها 4. توفير المناخ الايجابي 5. تنسيق وصول وتدفق المعلومات من اجل تحقيق الهدف .
ه_ قنوات تدفق الاتصالات الإدارية :
1. الاتصالات من أعلى لأسفل من المدير إلى المرؤوسين .
2. الاتصالات من أسفل إلى الأعلى من الإدارة الدنيا للعليا .
3. الاتصالات الأفقية الأقسام في نفس المستوى.
4. الاتصالات المحورية إدارات أخرى غير تابعة تنظيميا لهم شركة منتشرة في22 دولة
ثانياً_ طرائق الاتصالات الإدارية :
أ_ الاتصال الشفهي (اللفظي)- المحادثات الندوات الاجتماعات المقابلات وغيرها
ب_ الاتصال الكتابي الكلمات ، الرموز – التقارير ، الأوامر التعليمات
ج_ الاتصالات الاليكترونية . استخدام التقنيات الحديثة الانترنيت ، الحكومة الاليكترونية
د_ الاتصالات غير اللفظية الإشارات ، تعابير الوجه ، لغة الجسد ضربة اليد على الطاولة ، رتبة على ظهره
هـ_ المعوقات
- معوقات شخصية عدم القدرة على التعبير .
- معوقات تنظيمية عدم وجود هيكل تنظيمي .
- معوقات بيئية درجة الحرارة الإضاءة ، سوء التهوية, الضوضاء
- معوقات نفسية اجتماعية تدعيم العلاقات الإنسانية ، خلق جو ودي.
80% من أوقات المديرين هي اتصالات بطريقة أو بأخرى .


الدراسات الحديثة اظهرت أهمية تبادل المعلومات الاليكترونية مع الزبون بدون أخطاء وبكلفة مناسبة .

ثالثاً_ أ_ تقنية المعلومات والاتصالات :
تعريف تقنية المعلومات : من خلال تكنولوجيا المعلومات ، والاتصالات أصبحت من وجهة نظر اللوجستك متابعة الأهداف الآتية :
• تجميع المعلومات الأوتوماتيكي للزبائن ، والمجهزين .
• النقل الآلي للناتج ، والتواصل بين المشاريع المحلية ، والعالمية مخرجات الحواسيب قللت من العمل اليدوي وانحسرت في أضيق الحدود .
• تجميع المعلومات لمرة واحدة ، التجميع المزدوج للمعلومات يقودنا إلى الأخطاء ويكلف وقت . التجميع الموحد يعطى نظرة شاملة للنشاط ويرفع بهذه الطريقة المرونة .
• خفض الكلف من خلال تسهيل سريان العمل وضمانهِ ، توازن الوقت ، تكاليف إصدار وتحويل المعلومات وسرعتها ، بمدة قصيرة تصل المعلومات للمكان المطلوب .
• رقابة الطلبات غير المباشرة ، مع الأخذ بنظر الاعتبار الخزين المتوافر بالمخزن .
• تبسيط وضمان سريان العمل وضمانة توازن الوقت ، تصحيح تسجيل أرقام الوارد والدخول على الحاسوب من دون استخدام المستندات .
• تحسين نوعية التخطيط والخدمات في التجهيز ، والإنتاج ، والتسويق .
• كلف أفضل ، ورقابة إنتاج ومتابعة مستمرة .


ب_ تبادل المعلومات الكترونيا EDI Electronic Data Interchange:
? هي إمكانية التجميع الموحد ، ولمرة واحدة للمعلومات والبيانات من داخل المنظمة ، وخارجها . EDI وتعني السرعة تجنيب الأخطاء ، عدم استخدام الأوراق ، وتبادل المعلومات وهذه بفضل التداول الاليكتروني .EDI قبل كل شيء هو اختصار للواجبات والعمل اليدوي ، والأهمية الحجم الواسع والوقت ومن ثم للمدخلات والمخرجات .
عوامل اختيار الشريك مع تقنية المعلومات والاتصالات (تبادل المعلومات اليكترونياً)
? حجم التبادل الذي يجب الوصول إليه :
• إمكانية الشريك مثل مستوى خبراته .
• فعالية النظام .
معيار التوسع في تبادل المعلومات EDIFACT
تبادل المعلومات الاليكترونية لإدارة واقتصاديات النقل EDIFACT –عالمي . ويعتمد على اللغة والقطاع ويعطي قائمة مختلفة لأنواع الأخبار (الطلب ، التخزين ، الحسابات ، التسديد ، إدارة مستودع الأسعار والأصناف وبرمز EDI النقل بين المعامل المختلفة .