أنواع منظمات الإعمال التي تحتاج إلى أعادة هندسة الإعمال

أنواع منظمات الإعمال التي تحتاج إلى أعادة هندسة الإعمال:-
أن المنظمات التي يمكن إن تطبق أعادة هندسة الأعمال تنقسم إلى ثلاثة أنواع (حسب مايكل هامر):
1-المنظمات ذات الوضع المتدهور: وهي تلك المنظمات التي تعاني من ارتفاع في تكاليف التشغيل وانخفاض في جودة الخدمات التي تقدمها والتي تعاني من عدم قدرتها على المنافسة وتحقيق الأرباح العالية. أعادة هندسة الأعمال في مثل هذه المنظمات ستمكنها من التغلب على هذه المشاكل التي تعاني منها.
2-المنظمات التي في طريقها إلى التدهور: وهي تلك التي لم تتدهور بعد, ولكن هناك مؤشرات قوية بأنها في طرقها للتدهور كارتفاع تكاليف التشغيل والإنتاج وتناقص حصتها في السوق لصالح المنافسين. وانخفاض الإرباح ....الخ.هذه المنظمات تصارع من اجل البقاء, ولاتملك القدرة على مسايرة التطور والمنافسة بشكل قوي وتحتاج حتما إلى أعادة هندسة العمليات لتتمكن من استعادة مكانتها في السوق.
3-المنظمات المتميزة والتي بلغت قمة التفوق والنجاح: وهي المنظمات التي لا تعاني من مشاكل إطلاقا وهناك مؤشرات قوية بأنها تسيطر على السوق وتملك حصة عالية جدا مقارنة بالمنافسين وتشهد ارتفاع تدريجي في إرباحها ورأسمالها ولا تعاني من مشاكل. هذه المنظمات تحتاج لإعادة هندسة الإعمال لتتمكن من البقاء في القمة وتحافظ على الفجوة بينها وبين المنافسين.
المبحث الثاني
أولا:-القائمون على أعادة هندسة الأعمال:
1- قائد العملية: وهو احد المسؤولين يتولى قيادة فريق أعادة هندسة الأعمال والمعنيين بها ومهامه هي:
~ يتبنى فكرة أعادة الهندسة.
~ يقوم بدعم المدير المسؤول(صاحب العملية) وفريق أعادة الهندسة.
~ يختار المستشارين الخارجيين الذين تستعين بهم المنظمة في أعادة الهندسة.
~ يراقب تطبيق أعادة هندسة الأعمال.
~ يقيم النتائج الحقيقية.
2-صاحب العملية: وهو المدير المسؤول عن تطبيق أعادة هندسة الأعمال في مجال معين أو عمليات معينة ومهامه هي:
~ يكون على اتصال مباشر بقائد أعادة هندسة الأعمال وينسق معه ويتلقى منه التشجيع والدعم اللازم.
~ يشكل فريق أعادة هندسة الأعمال.
~ يمتلك ويمارس الصلاحيات التي تمكنه من توفير الموارد اللازمة التي يحتاج إليها الفريق.
3-فريق أعادة هندسة الأعمال: مجموعة من الأفراد المتخصصين الذين سيقومون بعملية أعادة هندسة الأعمال من تشخيص وتصميم وتنفيذ وعادة ما يتكون الفريق من عاملين داخل المنظمة وعاملين خارجها.
ويتم اختيار الفريق وفقا الى التالي
~ يتكون الفريق من أربعة إلى ستة أفراد.
~ يتم اختياراعضاء الفريق حسب شروط وصفات معينة(الخبرة العملية في مجال العملية المراد هندستها.مهارات التفاعل الايجابي.مهارات الاتصال.روح العمل الجماعي.النظرة الشمولية.الإبداع.التفاؤل.الحماس.الإصرار.اللباقة.)
~ قد يحتاج الأمر إلى أكثر من فريق عندما تكون هناك أكثر من عملية لإعادة هندسة الأعمال.
4-اللجنة الموجهة: وهي لجنة مكونة من كبار المديرين في المنظمة يقوم هؤلاء المديرون بما يلي:-
~ وضع و تطوير إستراتيجية أعادة الهندسة .
~ تحديد الأهداف المطلوبة.
~ مراقبة تنفيذ أنشطة أعادة الهندسة.
~ تقييم النتائج المحصلة.
5-منسق عمليات أعادة الهندسة:
~ يسمى أحيانا بالقيصر وهو الشخص الذي ينسق بين عمليات أعادة الهندسة. و يبحث عن الموارد المطلوبة لهذه العمليات ومستلزمات كل منها.و يقوم باستمرار بتطوير أساليب أعادة الهندسة لزيادة كفاءتها وفاعليتها.
ثانيا:- مبادئ أعادة هندسة عمليات الأعمال:
هناك مجموعة من المبادئ أو الخصائص التي يتميز بها مدخل أعادة الهندسة عن المداخل الأخرى :-
1- دمج مجموعة من الوظائف في وظيفة واحدة:وتعني القيام بعدة وظائف متفرقة بوظيفة واحدة يمكن أن يقوم بها موظف واحد أو ما يسمى بفريق العملية إذ يؤدي هذا إلى التقليل من الأخطاء , الاختناقات وتأخير العمل, خفض التكاليف الإدارية وتكاليف الإشراف وتسهيل توزيع المسؤوليات.
2-العاملون هم الذين يصنعون القرار ويتخذونه:إن هذا المبدأ يسمح للعاملين بصناعة القرارات ومن ثم تقليل الكلفة بسبب سرعة الاستجابة لطلبات الزبائن الداخليين والخارجيين, إذ يؤدي ذلك إلى زيادة كفاءة العاملين وتقليل الأخطاء الداخلية والخارجية.
3-أعادة ترتيب العمليات حسب تطبيقها:ليس بالضرورة أن تؤدي العمليات في تتابع واحد ولكن يجب ان تؤدى حسب الحاجة أي ضرورة وجود مرونة في أسلوب أداء العملية وهذا يعني أمكانية أداء العمليات بشكل متزامن أي بوقت واحد بدلا من الترتيب المتتابع للعملية كما هو الحال في الأنظمة القليلة المرونة في الإنتاج الواسع.
4-أداء العمل في المكان المناسب له:إن من مبادئ أعادة الهندسة هو نقل العمل عبر الحدود التنظيمية أي نقل العمل إلى خارج موقع المنظمة أذا استدعى الأمر, مثل تقديم المنتوج للزبون في مكان تواجده, وهذا يعني إيجاد قوة عمل مرنة غير متخصصة بدرجة عالية عكس ما موجود في المنظمات التقليدية التي تعتمد على التخصص الكامل.
5-خفض مستويات الرقابة والمراجعة:أن أنشطة الرقابة والمراجعة تعد من الأعمال عديمة الفائدة إذ تعددت الجهات الداخلية التي تقوم بها بمعنى أخر أن ذلك يستدعي تقليل الحاجة إلى مطابقة المعلومات , وبالتالي ضرورة وجود نظام معلومات واتصالات كفء وقاعدة بيانات تساند الإدارات التي تقوم بعملية الرقابة.
ثالثا:- مراحل أعادة هندسة عمليات الأعمال:
1-الحاجة: أن تحديد الحاجة الفعلية للبدء في العمل من جديد داخل المنظمة مسألة تتطلب أدراك ووعي كامل من قبل جميع العاملين في المنظمة لتجسيد الصورة الواضحة عن المشكلة التي تعانيها المنظمة أو الفجوة المتحققة بين الأداء الفعلي وبين الأداء المرغوب الوصول إليه, وهنا يتم إدراك الحاجة عند توفر فرصة متاحة للمنظمة كوجود احتمالية لتجاوز أهداف الأداء وما ينجم عنها من عدم الرضا عن الإجراءات الحالية.
2-الفكرة: وهي طريقة جديدة للعمل وقد تكون نموذج أو خطة يمكن تطبيقها من قبل المنظمة بشرط أن تكون هده الفكرة ملبية لجميع حاجات المنظمة التي تسعى إلى تحقيقها.
3-التبني: يتم تنفيذ هذه المرحلة عندما يتخذ القرار بالمضي قدما بالفكرة المقترحة وحسب متطلبات تطبيقها وهنا يوجد اختلاف في المصادقة فقد يصادق عليها الإدارة العليا او الادارة الوسطى.
4-التطبيق: تعد هذه الخطوة من أهم خطوات تنفيذ مراحل أعادة هندسة عمليات الإعمال والتي بواسطتها يتم تحقيق جميع المنافع الناتجة من المراحل السابقة ويتم دلك من خلال توفير المواد الأولية والقوى العاملة وتدريب فريق العمل.
5-الموارد: يتطلب التنفيذ الفعلي لعمليات أعادة الهندسة إبداعات وجهدا بشريا وتخصيصات مالية فضلا عن الوقت الذي تستغرقه للتنفيذ.
ويرى Russell & Taylor) ) أن مراحل أعادة هندسة عمليات الأعمال تشمل:
1-وضع أهداف أداء العملية ومواصفاتها: في هذه المرحلة تقوم المنظمة بتحديد جميع الأهداف التي تنوي انجازها مع تحديد الشروط كافة والمحددات التي توضح أداء العملية إذ تهدف هذه المرحلة إلى جمع البيانات كافة والمعلومات عن متطلبات الزبائن وتحديد توجهات المنظمة الإستراتيجية.
2-مناقشة خريطة تدفق العمل: تقوم هذه المرحلة على محورين أساسين هما:
~ المبادئ الأساسية لوضع التصاميم المتعلقة بإجراءات العمل.
~الأفكار التي تتعلق بتطوير إجراءات العمل والتي يطرحها فريق أعادة الهندسة.
3-بناء خريطة تدفق العمل المفضلة: يتم في هذه المرحلة وضع خريطة تدفق العمل على أن تكون هذه الخريطة مطابقة للمقاييس الرئيسية للأداء.
4-أجراء دراسة تجريبية ميدانية للتصميم الجديد: تتضمن هذه المرحلة قياس مدى نجاح التصاميم التي تم اختيارها والعمل على تصحيح أي انحراف يحصل عند عملية التطبيق.
5-التنفيذ الكامل لجميع الإجراءات الجديدة بعد تجاوزها والتأكد من مدى نجاحها في المرحله السابقة.