مفهوم واهمية التنظيم

التنظيم:
وظيفة إدارية يتم بموجبها تحديد أو تصميم الإطار أو الهيكل الذي من خلاله تنظم وترتب جهود جماعة من الأفراد، وذلك عن طريق تحديد الأعمال المراد أداؤها وتجميعها والتقسيمات الإدارية اللازمة والعلاقات وأنماط الاتصال وتوزيع المسؤوليات والواجبات وتفويض السلطات والصلاحيات لاداء الأعمال بغرض تحقيق الأهداف.
وإذا كانت وظيفة التخطيط تختص با?جابة عن أسئلة مثل ما الذي يجب تحقيقه أو متى يجب تحقيقه ؟ فإن وظيفة التنظيم تختص با?جابة عن أسئلة مثل من يقوم بالعمل ؟.
وكيف يقوم به على أكمل وجه ؟
يقال ( أن التنظيم غريزة فطرية لدى بعض المخلوقات حيث تجدها على أعلى المستويات في مجموعات النمل والنحل ).
أهمية التنظيم:
1- يهتم التنظيم بتقسيم العمل بين أعضائه وهذا يؤدي إلى التركيز على ذلك العمل دون غيره.
2- يوضح التنظيم الإجراءات التي يجب إتباعها داخل كل قسم مما يؤدي إلى سهولة وانسياب العمل.
3- يهيئ التنظيم الكيفية التي يتم بها إرسال واستقبال القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلف وذلك من خلال إيصاله القرارات لكافة المستويات الإدارية السفلى والعليا وتزويد كافة العاملين بالمعلومات اللازمة لأداء الأعمال.
4- يكفل التنظيم تهيئة سبل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بين مختلف أجزاء الإدارة مما يسهل مهمة تبادل المعلومات بين مختلف المستويات.
5- يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب أعضائه وتنمية مهاراتهم وتزويدهم بما يحتاجون من تدريب وهذا يؤدي بدوره إلى زيادة ولائهم وإخلاصهم للمنظمة.
عناصر التنظيم :
-1 الأعمال أو النشاطات التي تمارسها المنظمة لتحقيق أهدافها.
-2 الأفراد أو العاملون في المنظمة على مختلف مستوياتهم الإدارية أو الفنية.
-3 الإمكانات أو الموارد المتاحة للمنظمة وهي تشمل المواد، الطاقة، المال، المعلومات والتكنولوجيا.
-4 النظم والإجراءات والطرق والخطوات والمراحل المخططة لأداء الأعمال او الأنشطة.
-5 الهيكل أو أسلوب توزيع الأفراد العاملين بين العمال والنشاطات المختلفة وتحديد علاقاتهم الوظيفية وخطوط الاتصال.
-6 تحديد السلطات والمسؤوليات لكل مركز وظيفي.
ويعد الأفراد أهم العناصر على الإطلاق.
خصائص التنظيم:
إن الهدف الأساسي للتنظيم هو تسهيل مهمة الإدارة في القيام بمهامها لتحقيق الأهداف المحددة ، ولابد من الإشارة إلى ان توافر جميع الخصائص بنسبة عالية في التنظيم أمر صعب التحقيق بسبب الأهمية النسبية لهذه الخصائص، ولعل أهم الخصائص ما يلي:
1- التخصص: هو قيام كل فرد بعمل واحد، أو قيام كل وحدة تنظيمية مختصة بعمل معين، وجدير بالذكر أن تخصص الأفراد في عمل معين لن ينفي إتقانهم لإعمال أخرى ، وإنما يعني تعمقه في معرفة تفاصيل عمله
2- التنسيق بين أعمال المنظمة: يعد التنسيق بين وحدات المنظمة ضروري جدا، وذلك للقضاء على التكرار أو الازدواجية ويعد حسن التنسيق بين أعمال المنظمة دليل واضح على جودة التنظيم.
3- الاتصال الفعال: يجب أن يحتوي التنظيم على شبكة من الاتصالات الفعالة خدمة لجميع الأنشطة بسرعة فائقة ودون عوائق.
4- الرقابة التلقائية: يساعد التنظيم على تحقيق رقابة ذاتية للفرد على عمله، وأيضا تحمل مسؤولية إنجاز العمال.
5 - التعاون: يوفر التنظيم الوسائل التي تمكن الأفراد من العمل مع بعضهم البعض بكفاءة لتحقيق الأهداف.
6- مراعاة الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة: فالتنظيم هو الذي يهتم بالظروف والتغييرات الحاصلة في البيئة الداخلية والخارجية، ووضع الأساليب والطرق المناسبة لمواجهة هذه الظروف والتغيرات.
7-استقرار التنظيم :أي لا يجري تعديل أساسي في التنظيم إلا إذا كانت هناك أسباب قوية تبرر ما يبذل من جهود ووقت ومال في التعديل أو إعادة التنظيم.
8- أولوية الأنشطة : يساعد التنظيم على التمييز بين الأنشطة الأساسية المهمة والأنشطة الثانوية وغير المهمة إذ تعطى أهمية للأنشطة الأساسية مما يؤدي إلى التقليل من الوقت الضائع والتكلفة.
9- عدم الإسراف: التنظيم الجيد هو الذي يمكن المنظمة من توفير الجهد والوقت والتكلفة.