الارشفة الالكترونية

اولا: نظرة عامة
نحن الان في عصر تتطور فيها العلوم والتكنولوجيا بسرعة فائقة، هذا التطور تجعل المجتمعات تتطور بدورها وتجعل الناس يتوقعون طرق جديدة للتعامل فيما بينها ومع الهيئات المؤسسات الحكومية والغير الحكومية. ولكي تبقى هذه الهيئات والمؤسسات متجاوبة مع التطورات التكنولوجية الهائلة ومع التغيرات المتعددة في المناخ الاقتصادي العالمي والِمتطلبات المالية ومع احتياجات المواطن يجب على الحكومات والشركات إيجاد سبل جديدة وحديثة للتعامل مع هيئاتها ومؤسساتها عبر قنوات وصيغ أكثر انفتاحا وجودة والتي تتم من خلال الاعتماد على الحلول الالكترونية والرقمية.
ولمواكبة هذه التطورات الهائلة في طبيعة الأعمال الاقتصادية وآفاق العمل الرحبة التي أفرزتها المتغيرات الحديثة ومع التزايد المستمر في حجم المنظمات وما تملكها من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، ورغبتها في تنظيم بياناتها بطرق آلية حديثة مما يوفر عليها الكثير من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، فقد ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع الوثائق آليا، كالأرشفة والفهرسة والتلخيص والبحث والاسترجاع, وهذا النظام المتكامل يطلق عليه الأرشفة الالكترونية والتي تعد من أهم الأدوات التي تحافظ على سلامة الوثائق وتحولها الى بيانات ومعلومات مفيدة، وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين اداء المنظمات والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات.
وتتعدد أنظمة الأرشفة الالكترونية بتعدد الشركات المنتجة لها ولكنها كلها تشترك بالحلول التي تقترحها لمعالجة متطلبات واحتياجات العمل والتي من الممكن تلخيصها بالنقاط التالية:
‌أ- تصميم وبناء نظام الكتروني قوي وسريع ومتعدد المستخدمين ومجهز بأحدث التقنيات لسلامة وأمن المعلومات
‌ب- توفير واجهة تطبيق مبسطة وواضحة لمستخدمي النظام.
‌ج- سهولة ادارة المعلومات.
‌د- تنظيم السجلات والوثائق بصورة جيدة حتى يتسنى لجميع المستخدمين والموظفين المرخصين الاستفادة منها.
‌ه- تطوير وترقيم اجراءات العمل.