انت هنا الان : شبكة جامعة بابل > موقع الكلية > نظام التعليم الالكتروني > مشاهدة المحاضرة

تخطيط المشروع وجدولته

Share |
الكلية كلية الادارة والاقتصاد     القسم قسم الادارة الصناعية     المرحلة 4
أستاذ المادة هند عبد الامير احمد محمد       10/03/2020 14:36:10
تخطيط المشروع وجدولته
تعتبر هذه المرحلة مهمة جدا في إدارة المشروع وتأتي بعد المصادقة على المرحلة الأولى وتم تحديد المشروع ورؤيته ومجاله ان خطة العمل (التخطيط) المعد بشكل جيد تخفض من كلفة متطلبات التحليل , فضلا عن تخفيض الوقت المخصص لبناء فريق المشروع ويحسن من التخطيط لعمل المشروع , وهي عوامل تبرز أهمية التخطيط الجيد لفريق إدارة المشروع , وخطوة مهمة قبل الشروع في التنفيذ وفي حالة اجراء التخطيط بشكل صحيح مع الحصول على الدعم المباشر من إدارة المنظمة , فان نتائج هذا التخطيط الصحيح ستبرز في مرحلة تنفيذ المشروع.
1.وضع خطة المشروع (جدولته)
وهي الخطة المركزية الأساس او الوثيقة الأساس والتي سيقوم المشروع بإدارتها , حيث يتم فيها ادارج مجموعة من المهام والأنشطة والموارد المطلوبة لإتمام المشروع مع الفوائد المتحققة منه وغالبا ما تتضمن :
‌أ. وصف للخطوات الرئيسة اللازمة لإتمام المشروع.
‌ب. جدول للأنشطة , المهام , التوقيتات , العلاقات الاعتمادية , الموارد والوقت.
‌ج. قائمة من الافتراضات والقيود التي يتم تحديدها خلال عملية التخطيط.
ان اعداد خطة المشروع مرحلة تتكون من خطوتين وعلى النحو الاتي:
‌أ. تحديد أسس التخطيط من حيث (المجال , الأوجه التي ستتناولها الخطة , نقاط او مرحلة التقدم , الأنشطة, الجهود , والموارد اللازمة)
‌ب. وضع جدول المشروع وذلك من حيث (الاعتمادية ما بين الأنشطة , الافتراضات خلال عملية التخطيط , القيود).
2.خطة إدارة نطاق المشروع
ان خطة إدارة نطاق المشروع تكون متضمنه في خطة إدارة المشروع او تابعة لها ويمكن لخطة إدارة نطاق المشروع ان تكون غير رسمية ومصاغة بصورة عامة او رسمية ومصاغه بطريقة شديدة التفصيل وهذا يتوقف على احتياج المشروع وتوفر خطة نطاق المشروع الارشاد حول الكيفية التي سيتم بها تعريف نطاق المشروع وتسجيله والتحقق منه وادارته ومراقبته من قبل فريق إدارة المشروع وتتضمن مكونات خطة إدارة نطاق المشروع مايلي :
1.طريقة اعداد بيان تفصيلي لنطاق المشروع مبني على أساس البيان التمهيدي لنطاق المشروع .
2.خطوات انشاء هيكل تجزئة العمل من البيان التفصيلي لنطاق المشروع وتحديد الكيفية التي سيتم بها الاحتفاظ بهيكل تجزئة العمل والموافقة عليه .
3.تحديد الكيفية التي سيتم بها الحصول على التحقق والقبول الرسمي لتسليمات المشروع التي تم اكمالها .
4.الكيفية التي سيتم بها معالجة طلبات التغيير المراد إدخالها على البيان التفصيلي لنطاق المشروع وهذه العملية مرتبطة ارتباطا مباشرا بعملية المراقبة المتكاملة للتغيير .
3. وضع خطة المخاطر
ان إدارة المشروع وخلال عملها في هذا المشروع تواجه عدة مخاطر تتركز في الصراعات التي تنشأ بين الأقسام او الافراد او الأنشطة الداخلة في المشروع ووظيفة مدير المشروع هو التفاوض لمقاومة هذه العقبات خلال كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع ومن ضمنها مرحلة التخطيط , وهذا الخطر هو خسارة من جانب وربح من جانب اخر.
أنواع المخاطر الشائعة في إدارة المشروعات :
1.مخاطر ناجمة عن فريق العمل:- قد يفتقد فريق المشروع الى المهارة المطلوبة لإنجاز العمل او قد يستقيل الفريق اثناء العمل
2.مخاطر ناجمه عن الأجهزة :-حيث قد لا يستلم المشروع الأجهزة في الوقت المناسب او قد تتعرض الاجهزه للعطلات المفاجئة
3.مخاطر ناجمة عن الإدارة:- قد يتم تغيير بعض الموظفين ذوي الكفاءه باخرون اقل كفاءة او قد لايتم اتخاذ القرارات بالوقت المناسب او قد لايلتزم المنفذون بوقت المحدد للمشروع .
4.مخاطر ناجمه عن عدم وجود رؤية واضحة :-قد تحدث تغييرات اضافيه على المشروع ولايتم تبليغ الاداره بها اثناء تنفيذ المشروع او سوء تقدير الأوقات المحدده لانجاز أنشطة المشروع
5.مخاطر ناجمة عن التكنولوجيا :- قد تكون التكنولوجيا المستخدمه تحتاج الى وقت كبير لفهمها او تكون إمكانيات استخدام التكنولوجيا محدده .
6.مخاطر التسليم :- قد لايسلم المشروع في الوقت المناسب وبالشكل المطلوب
7.مخاطر الطبيعة :- قد يتعرض المشروع لاي نوع من أنواع الكوارث الطبيعية ( حرائق ،زلازل ،فيضانات،...الخ)
وتتضمن خطة المخاطر مايلي :
-المنهجية :وهي تحدد طرق التناول والأدوات ومصادر البيانات التي قد تستخدم لاداء إدارة المخاطر في المشروع
-الأدوار والمسؤوليات :وهي تحديد الأعضاء الرئيسيين والمساندين وفريق إدارة المخاطر لكل نشاط من الأنشطة
-وضع موازنة :أي تحديد الموارد وتقدير التكاليف اللازمة لإدارة المخاطر وذلك لادراجها في خط أساس التكلفة للمشروع.
-التوقيت :أي تحديد عدد مرات أداء عمليات إدارة المخاطر طيلة فترة دورة حياة المشروع والأنشطة تدرج في جداول زمنية .
وبعد أن تتم عملية التعرف على المخاطر وتقييمها فإن جميع التقنيات المستخدمة للتعامل معها تقع ضمن واحدة أو أكثر من أربع مجموعات رئيسية :
- التحويل: وهي وسائل تساعد على قبول الخطر من قبل طرف آخر وعادة ما تكون عن طريق العقود أو الوقاية المالية . التأمين هو مثال على نقل الخطر عن طريق العقود . وقد يتضمن العقد صيغة تضمن نقل الخطر إلى جهة أخرى دون الالتزام بدفع أقساط التأمين .
- التجنب: وتعني محاولة تجنب النشاطات التي تؤدي إلى حدوث خطر ما . و مثال على ذلك عدم شراء ملكية ما أو الدخول في عمل ما لتجنب تحمل المسؤولية القانونية . إن التجنب يبدو حلاً لجميع المخاطر ولكنه في الوقت ذاته قد يؤدي إلى الحرمان من الفوائد والأرباح التي كان من الممكن الحصول عليها من النشاط الذي تم تجنبه .
- التقليص : وتشمل طرق للتقليل من حدة الخسائر الناتجة . ومثال على ذلك شركات تطوير البرمجيات التي تتبع منهجيات للتقليل من المخاطر وذلك عن طريق تطوير البرامج بشكل تدريجي .
- القبول: وتعني قبول الخسائر عند حدوثها . إن هذه الطريقة تعتبر إستراتيجية مقبولة في حالة المخاطر الصغيرة والتي تكون فيها تكلفة التأمين ضد الخطر على مدى الزمن أكبر من إجمالي الخسائر . كل المخاطر التي لا يمكن تجنبها أو نقلها يجب القبول بها .
4. وضع خطة الموارد
بعد تحديد خطة المشروع يصبح من الضروري تحديد الموارد المطلوبة لإنهاء المشروع وذلك بإدراجه بقائمة مثل العمل , المواد مع اعداد جدول يوضح فيه متى سيتم استغلال كل مورد وبعد الانتهاء من خطة الموارد يجب الاخذ بالخطوات التالية:
‌أ. اعداد قائمة بالأنواع الرئيسية للموارد المطلوب استخدامها في المشروع.
‌ب. تحديد العدد والغرض من كل نوع من الموارد المطلوبة.
‌ج. تحديد متى سيتم استغلال هذه الموارد من خلال اعداد جدولة الموارد.
‌د. تحديد او تخصيص الموارد لكل نشاط من خلال جدول استخدام الموارد.
5.وضع الخطة المالية
يقصد بالخطة المالية هو تقدير الموارد المالية اللازمة للمشروع مع تجميع تلك التكاليف التقديرية و العمل على ضبط الميزانية الخاصة بالمشروع من خلال مراقبة مسار العمل في المشروع بحيث يتم إنجاز المشروع في إطار الموازنة المحددة بالإضافة إلى التحكم في المتغيرات التي من شأنها أن تؤثر على التكلفة في مختلف مراحل المشروع و يتطلب تقدير تكاليف المشاريع التخطيط الجيد للمشروع و الذي يسهم في إنتاج خطة مناسبة لإدارة التكاليف الخاصة بالمشروع ويجري اعداد الخطة المالية بعد اعداد خطة الموارد ولإعدادها يتطلب الاخذ بالخطوات الاتية:
‌أ. قائمة بالكلف والمصاريف محتملة الظهور في المشروع مثل كلف (العمال , المواد , المعدات) والتكاليف الإدارية .
‌ب. جدول يحدد متى ستستغل او تظهر تلك الكلف.
‌ج. حساب اجمالي الكلف لكل نشاط محدد في خطة المشروع.
‌د. تحديد وحدة التكلفة لكل نوع من الكلف.
‌ه. مراقبة الكلفة وتتضمن التأثير في العوامل التي تنشأ عنها الفروق التكلفة وتشمل الاتي :
* التأثير على العوامل التي تحدث تغييرات في خط اساس الكلفة
* إدارة التغييرات الفعلية عند واثناء حدوثها
* منع تضمين اية تغييرات غير صحيحة او غير ملائمة في تقارير التكلفة .
* متابعة أداء التكلفة لاكتشاف التباين
*اخطار أصحاب المصلحة الملائمين بالتغيرات المعتمدة
6.وضع خطة الجودة
تعرف المنظمة العالمية للتقييس الجودة بأنها المزايا الكاملة لكيان ما والتي تظهر في قدرته على تحقيق احتياجات معلنة أو ضمنية . ويمكن النظر الى الجودة من منظارين , الأول يتعلق بمستوى الجودة المقدم للزبون عبر الخدمة التي يقدمها المشروع , والثاني جودة العمليات الإدارية اللازمة لإنتاج تلك الخدمة ولوضع خطة الجودة يتطلب الاخذ بالخطوات الاتية :
‌أ. تحديد ما المقصود بمصطلح الجودة فيما يتعلق بالمشروع.
‌ب. تحديد اهداف الجودة التي نرغب بتحقيقها.
‌ج. وصف تقنيات الجودة وفيما انها ستؤخذ بنظر الاعتبار.
‌د. تحديد العمليات المطلوبة لتحقيق اهداف الجودة المحددة سلفاً.


المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .
الرجوع الى لوحة التحكم