انت هنا الان : شبكة جامعة بابل > موقع الكلية > نظام التعليم الالكتروني > مشاهدة المحاضرة

مرحلة انهاء المشروع

Share |
الكلية كلية الادارة والاقتصاد     القسم قسم الادارة الصناعية     المرحلة 4
أستاذ المادة هند عبد الامير احمد محمد       10/03/2020 14:42:59
مرحلة انهاء المشروع
المفهوم
وهي المرحلة الأخيرة من مراحل إدارة المشروعات والتي تشمل مجموعة عمليات الانتهاء المستخدمة لوضع نهاية رسمية لكافة انشطة مشروع ما او مرحلة مشروع وتسليم المنتج النهائي للاخرين او اغلاق مشروع تم الغاؤه.
وتعتبر هذه المحلة توثيقية بشكل شبه كامل ولجميع الوثائق والمستندات اذ يتم الاعتماد على هذه الوثائق مدخلات لمشروع جديد يجري الاعداد له , تمتاز هذه المرحلة أيضا بكونها مرحلة مهمة لدراسة الأخطاء وقصص النجاح التي ترافق المشروعات.
طرق انهاء المشروع
وهناك العديد من طرق انهاء المشروعات والتي يمكن ايجازها بالاتي:
1. الانهاء بالإطفاء (الانقراض):
وهو احد أنواع انهاء المشروعات الذي يحصل في الحالات الاتية:
أ‌. اذا نجح المشروع ووصل الى أهدافه كأن يتم تطوير منتج ويقبل عليه الزبائن , او ان انهاء بناية ويقبلها الزبون , او ان يتم تركيب برمجيات في شركة وتعمل بنجاح ترضى عنه الشركة.
ب‌. اذا لم ينجح المشروع او حصلت ظروف بيئية ابطلت المشروع كأن يتم تطوير دواء ويفشل في المعالجة الفاعلة , او ان يكون للمشروع (المنتج) الذي تم تنفيذه بدائل افضل , اسرع , ارخص , اجمل , او ان تكون كلفة المشروع مرتفعة جدا او ان يحتاج المشروع لوقت طويل حتى يحقق الأداء المرغوب.
ت‌. تغيرات بيئية تؤدي الى قتل المشروع , مثل انفجار مكوك الفضاء تشالنجر الذي أدى الى إيقاف مشاريع اطلاق مركبات الفضاء الامريكية لبعض الوقت , او عندما حصل تصاعد غير طبيعي في كلف المواد والتكنولوجيا المتعلقة بسباق السيارات أدى الى توقف سباقي فورملا ون اندي كار للسيارات في احدى الدورات.
ث‌. الانهاء بالعمد , وتتراوح الاسباب التي تؤدي الى انهاء المشروع مع سبق الإصرار بين الاغتيال السياسي للمشروع والذي يمكن ان يحدث عندما تكون الإدارة العليا للمنظمة الام غير مقتنعة باستمرار المشروع (كأن يحصل خسائر في المشروع) او ان تندمج الشركة مع شركة اخرى ويصبح هذا المشروع فائض وخارج اهداف المنظمة الجديدة.
2. الانهاء بالإضافة (الالحاق بالمنظمة الام):
عندما ينجح المشروع ويحقق أهدافه يتم تأسيسه بحيث يصبح جزء رسمي من المنظمة الام , مثال على ذلك عندما يكون لدينا مشروع تطوير قسم اعمال الكترونية في كلية الاعمال (او كلية العلوم المالية الإدارية) فانه في المراحل الأولى يكون ملحق بقسم إدارة الاعمال مثلا , وعندما يتطور المشروع وينمو بنجاح وتقتنع الجامعة بانه مشروع ناجح وذو جدوى , فانه يتم اعتماده كقسم مستقل في الكلية وفي هذه الحالة يتوقف عن كونه مشروع ويصبح جزءا من المنظمة الدائمة . ويتم تحويل املاكه من موجودات وموارد الى ملاك المنظمة الام ويتم ربط هذا الجزء (المشروع سابقاً) الى الهيكل التنظيمي للمنظمة الام (الدائمة) . مثال اخر, اذا نجح مشروع البحث والتطوير لدواء جديد في شركة صناعة ادوية في تطوير دواء ناجح فان الشركة قد تحول هذا المشروع الى قسم بحث وتطوير دائم في الشركة.
3. الانهاء بالكامل
وتعتبر هذه الطريقة هي الأكثر شيوعاً في التعامل مع المشروع عندما ينجح ويحقق أهدافه ولكنها بنفس الوقت تعتبر الطريقة الاعقد في انهاء المشروع لان هذه الطريقة تتطلب التصرف بالاملاك والتجهيزات والمواد والافراد والوظائف في المشروع المنتهي وتوزيعها على العناصر القائمة في المنظمة الام . وعملية التكامل الناجحة تتطلب الإجابة على أسئلة معينة حتى يتم الحاق وتكامل أجزاء المشروع المنتهي مع المنظمة الام مثل :
أ‌. فريق المشروع : اين سنذهب بفريق المشروع؟ وهنا يمكن ان يلحق كل عضو او مجموعة بالقسم الذي يتناسب مع اختصاصه او ان يبقى فريقاً مستقلا في خدمة قسم المشاريع في المنظمة الام.
ب‌. التصنيع : هل التدريب مكتمل لفريق المشروع ؟ هل المواد التي تشكل مدخلات متوفرة ؟وهل المواقع الصناعية متوفرة وجاهزة للعمل؟
ت‌. المحاسبة والتمويل : هل أغلقت حسابات المشروع وتم تدقيقها؟ حتى يتم تحويل الطاقم الى قسم المحاسبة في المنظمة الام.
ث‌. الهندسة : هل جميع الرسومات للمشروع كاملة وفي الوقت المطلوب؟ هل كل العمليات وإجراءات التغيير مفهومة؟
ج‌. أسئلة متشابهة تتعلق بنظام المعلومات وقاعة البيانات والبرمجيات المتعلقة بها واختيار هذه الانظمة والتسويق والشراء والتوزيع والأمور القانونية .. الخ.
4. الانهاء بالتقليل
هذه هي الطريقة الرابعة الأخيرة من طرق انهاء المشروع وبعض الخبراء لا يعتبرون هذه الطريقة من طرق انهاء المشروع وتسمى هذه الطريقة أيضا الاهلاك البطيء بتقليل الموازنة ويتم عن طريقها الاعتداء على المبالغ المرصودة بتخفيضها عما هو مقرر لها , حتى يحصل اهلاك بطيء وتدريجي للمشروع , وفي بعض الأحيان تستمر التخفيضات في الموارد المخصصة للمشروع بطريقة تهلكه ولكن لا تجعله ينتهي لان هناك مصلحة للشركة الام بان يبقى المشروع قائما قانونيا ورسميا قد يؤثر على سمعة الشركة وفي هذه الحالة يتم الإبقاء على فرد او اكثر لمتابعة المشروع حتى يقال ان المشروع قائم ولكن لا يحصل تقدم فيه بدلا من ان يقال انه توقف وانتهى.
عملية انهاء المشروع
تم عملية انهاء المشروع بثلاثة مراحل : أولها عملية القرار ويتم فيها الإجابة على سؤال هل يتم الانهاء ام لا؟ فاذا كان الجواب نعم , تأتي المرحلة الثانية وهي عملية تنفيذ الانهاء ثم تأتي بعدها المرحلة الثالثة وهي كتابة تقرير عملية الانهاء.
? عملية القرار : هناك نماذج محوسبة تستخدم للمساعدة في الوصول الى قرار حول عملية الانهاء وهذه النماذج تقع تحت صنفين:
? الدرجة التي ينجح تصنيف المشروع عند اخضاعه لمجموعة من العوامل المرتبطة بنجاح المشروع او فشله.
? الدرجة التي يلبي فيها المشروع الغايات ومجموعة الأهداف التي أنشئ من اجلها.
? تطبيق الانهاء : وتتم عملية التنفيذ عن طريق أداء مدير المشروع لواجباته التالية:
? اكمال كل الاعمال المتبقية وبضمنها اعمال المقاولات الفرعية (مقاولات الباطن).
? وضع إشارة وملاحظة حول قبول الزبون للمشروع تفيد بان المشروع قد تم اكماله وانجازه وتوريده للزبون الذي قام باستلامه.
? اكمال الوثائق اللازمة ومن ضمنها وثائق تقييم المخرجات وتجهيز التقارير النهائية للمشروع.
? الدفعات النهائية : تجهيز الفواتير النهائية للمشروع وارسالها للزبون بهدف تحصيل الدفعات المتبقية في المشروع.
? إعادة توزيع الأصول (الموجودات) سواء كانت تتعلق بالافراد , المواد , التجهيزات والماكنات واي مواد أخرى الى مواقعها المناسبة في المنظمة الام.
? المراجعة القانونية : ملف براءات الاختراع , وارشيف الوثائق والاتفاقيات والعقود.
? الملفات والسجلات , تحديد السجلات التي سيتم الاحتفاظ بها مثل التقارير اليدوية والاعمال الورقية وحفظها في مكان امن عندما تحتاجها المنظمة الام.
? المتابعة والدعم , ماهي الأمور المطلوبة لمتابعة المشروع في فترة الكفالة , قطع الغيار , الخدمات , الصيانة ... الخ.
? اعداد التقرير النهائي : تقرير المشروع هو تاريخ المشروع وهو خلاصة واقعية عن المشروع توضح ماذا تم عمله بطريقة صحيحة وماذا تم عمله بطريقة خاطئة , وكيف تم حمل المشروع من الفكرة الى الواقع وكيف تمت ادارته ابتداءً من خطة المشروع وموازنة المشروع واوامر التغيير الخاصة بالمشروع , باختصار انه قصة المشروع التي تغطي العناصر التالية :
? أداء المشروع : مقارنة ما تم تحقيقه (التقييم النهائي) بما هو مطلوب تحقيقه (مقترح المشروع).
? الأداء الإداري : مراجعة الممارسات الإدارية , ومن أدى بطريقة جيدة , من اجل اعلاء هذه الممارسات , ومن أدى بطريقة سيئة من اجل تصحيح ذلك مستقبلا.
? الهيكل التنظيمي : التقرير النهائي يجب ان يتضمن ملاحظات حول كيف ساعد الهيكل التنظيمي في تقدم المشروع بشكل ناجح , او كيف شكل إعاقة في بعض الأحيان.
? فريق المشروع : وهنا يتم الإشارة الى الكفاءات والمهارات المتوفرة في فريق المشروع او بعض افراد الفريق , كما يتم الإشارة الى بعض الافراد الذين كان ادائهم دون المستوى المطلوب , إضافة الى شكل الاتصال والتعاون بينم افراد الفريق.
? الإدارة التقنية (التكنولوجية)للمشروع : تعتمد مخرجات المشروع بشكل كبير على المهارات في التنبؤ والتخطيط واعداد الموازنات والجدولة وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر والمراقبة على المشروع.
? الدروس المستفادة : وتتضمن تحديد قصص النجاح من اجل ان تكون مرجعية للاقتداء بها وتحديد الأخطاء القاتلة حتى يتم تجنبها في المشاريع المستقبلية.
? التحسينات المستقبلية : وتتضمن النتائج والتوصيات التي تساعد في احداث التحسين في المشاريع المستقبلية.


المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .
الرجوع الى لوحة التحكم