انت هنا الان : شبكة جامعة بابل > موقع الكلية > نظام التعليم الالكتروني > مشاهدة المحاضرة

تخطيط المشروع وجدولته

Share |
الكلية كلية الادارة والاقتصاد     القسم قسم ادارة الاعمال     المرحلة 3
أستاذ المادة هند عبد الامير احمد محمد       10/03/2020 16:05:45
تخطيط المشروع وجدولته
تعتبر هذه المرحلة مهمة جدا في إدارة المشروع وتأتي بعد المصادقة على المرحلة الأولى وتم تحديد المشروع ورؤيته ومجاله ان خطة العمل (التخطيط) المعد بشكل جيد تخفض من كلفة متطلبات التحليل , فضلا عن تخفيض الوقت المخصص لبناء فريق المشروع ويحسن من التخطيط لعمل المشروع , وهي عوامل تبرز أهمية التخطيط الجيد لفريق إدارة المشروع , وخطوة مهمة قبل الشروع في التنفيذ وفي حالة اجراء التخطيط بشكل صحيح مع الحصول على الدعم المباشر من إدارة المنظمة , فان نتائج هذا التخطيط الصحيح ستبرز في مرحلة تنفيذ المشروع.
1.وضع خطة المشروع (جدولته)
وهي الخطة المركزية الأساس او الوثيقة الأساس والتي سيقوم المشروع بإدارتها , حيث يتم فيها ادارج مجموعة من المهام والأنشطة والموارد المطلوبة لإتمام المشروع مع الفوائد المتحققة منه وغالبا ما تتضمن :
‌أ. وصف للخطوات الرئيسة اللازمة لإتمام المشروع.
‌ب. جدول للأنشطة , المهام , التوقيتات , العلاقات الاعتمادية , الموارد والوقت.
‌ج. قائمة من الافتراضات والقيود التي يتم تحديدها خلال عملية التخطيط.
ان اعداد خطة المشروع مرحلة تتكون من خطوتين وعلى النحو الاتي:
‌أ. تحديد أسس التخطيط من حيث (المجال , الأوجه التي ستتناولها الخطة , نقاط او مرحلة التقدم , الأنشطة, الجهود , والموارد اللازمة)
‌ب. وضع جدول المشروع وذلك من حيث (الاعتمادية ما بين الأنشطة , الافتراضات خلال عملية التخطيط , القيود).
2.خطة إدارة نطاق المشروع
ان خطة إدارة نطاق المشروع تكون متضمنه في خطة إدارة المشروع او تابعة لها ويمكن لخطة إدارة نطاق المشروع ان تكون غير رسمية ومصاغة بصورة عامة او رسمية ومصاغه بطريقة شديدة التفصيل وهذا يتوقف على احتياج المشروع وتوفر خطة نطاق المشروع الارشاد حول الكيفية التي سيتم بها تعريف نطاق المشروع وتسجيله والتحقق منه وادارته ومراقبته من قبل فريق إدارة المشروع وتتضمن مكونات خطة إدارة نطاق المشروع مايلي :
1.طريقة اعداد بيان تفصيلي لنطاق المشروع مبني على أساس البيان التمهيدي لنطاق المشروع .
2.خطوات انشاء هيكل تجزئة العمل من البيان التفصيلي لنطاق المشروع وتحديد الكيفية التي سيتم بها الاحتفاظ بهيكل تجزئة العمل والموافقة عليه .
3.تحديد الكيفية التي سيتم بها الحصول على التحقق والقبول الرسمي لتسليمات المشروع التي تم اكمالها .
4.الكيفية التي سيتم بها معالجة طلبات التغيير المراد إدخالها على البيان التفصيلي لنطاق المشروع وهذه العملية مرتبطة ارتباطا مباشرا بعملية المراقبة المتكاملة للتغيير .
3. وضع خطة المخاطر
ان إدارة المشروع وخلال عملها في هذا المشروع تواجه عدة مخاطر تتركز في الصراعات التي تنشأ بين الأقسام او الافراد او الأنشطة الداخلة في المشروع ووظيفة مدير المشروع هو التفاوض لمقاومة هذه العقبات خلال كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع ومن ضمنها مرحلة التخطيط , وهذا الخطر هو خسارة من جانب وربح من جانب اخر.
أنواع المخاطر الشائعة في إدارة المشروعات :
1.مخاطر ناجمة عن فريق العمل:- قد يفتقد فريق المشروع الى المهارة المطلوبة لإنجاز العمل او قد يستقيل الفريق اثناء العمل
2.مخاطر ناجمه عن الأجهزة :-حيث قد لا يستلم المشروع الأجهزة في الوقت المناسب او قد تتعرض الاجهزه للعطلات المفاجئة
3.مخاطر ناجمة عن الإدارة:- قد يتم تغيير بعض الموظفين ذوي الكفاءه باخرون اقل كفاءة او قد لايتم اتخاذ القرارات بالوقت المناسب او قد لايلتزم المنفذون بوقت المحدد للمشروع .
4.مخاطر ناجمه عن عدم وجود رؤية واضحة :-قد تحدث تغييرات اضافيه على المشروع ولايتم تبليغ الاداره بها اثناء تنفيذ المشروع او سوء تقدير الأوقات المحدده لانجاز أنشطة المشروع
5.مخاطر ناجمة عن التكنولوجيا :- قد تكون التكنولوجيا المستخدمه تحتاج الى وقت كبير لفهمها او تكون إمكانيات استخدام التكنولوجيا محدده .
6.مخاطر التسليم :- قد لايسلم المشروع في الوقت المناسب وبالشكل المطلوب
7.مخاطر الطبيعة :- قد يتعرض المشروع لاي نوع من أنواع الكوارث الطبيعية ( حرائق ،زلازل ،فيضانات،...الخ)
وتتضمن خطة المخاطر مايلي :
-المنهجية :وهي تحدد طرق التناول والأدوات ومصادر البيانات التي قد تستخدم لاداء إدارة المخاطر في المشروع
-الأدوار والمسؤوليات :وهي تحديد الأعضاء الرئيسيين والمساندين وفريق إدارة المخاطر لكل نشاط من الأنشطة
-وضع موازنة :أي تحديد الموارد وتقدير التكاليف اللازمة لإدارة المخاطر وذلك لادراجها في خط أساس التكلفة للمشروع.
-التوقيت :أي تحديد عدد مرات أداء عمليات إدارة المخاطر طيلة فترة دورة حياة المشروع والأنشطة تدرج في جداول زمنية .
وبعد أن تتم عملية التعرف على المخاطر وتقييمها فإن جميع التقنيات المستخدمة للتعامل معها تقع ضمن واحدة أو أكثر من أربع مجموعات رئيسية :
- التحويل: وهي وسائل تساعد على قبول الخطر من قبل طرف آخر وعادة ما تكون عن طريق العقود أو الوقاية المالية . التأمين هو مثال على نقل الخطر عن طريق العقود . وقد يتضمن العقد صيغة تضمن نقل الخطر إلى جهة أخرى دون الالتزام بدفع أقساط التأمين .
- التجنب: وتعني محاولة تجنب النشاطات التي تؤدي إلى حدوث خطر ما . و مثال على ذلك عدم شراء ملكية ما أو الدخول في عمل ما لتجنب تحمل المسؤولية القانونية . إن التجنب يبدو حلاً لجميع المخاطر ولكنه في الوقت ذاته قد يؤدي إلى الحرمان من الفوائد والأرباح التي كان من الممكن الحصول عليها من النشاط الذي تم تجنبه .
- التقليص : وتشمل طرق للتقليل من حدة الخسائر الناتجة . ومثال على ذلك شركات تطوير البرمجيات التي تتبع منهجيات للتقليل من المخاطر وذلك عن طريق تطوير البرامج بشكل تدريجي .
- القبول: وتعني قبول الخسائر عند حدوثها . إن هذه الطريقة تعتبر إستراتيجية مقبولة في حالة المخاطر الصغيرة والتي تكون فيها تكلفة التأمين ضد الخطر على مدى الزمن أكبر من إجمالي الخسائر . كل المخاطر التي لا يمكن تجنبها أو نقلها يجب القبول بها .
4. وضع خطة الموارد
بعد تحديد خطة المشروع يصبح من الضروري تحديد الموارد المطلوبة لإنهاء المشروع وذلك بإدراجه بقائمة مثل العمل , المواد مع اعداد جدول يوضح فيه متى سيتم استغلال كل مورد وبعد الانتهاء من خطة الموارد يجب الاخذ بالخطوات التالية:
‌أ. اعداد قائمة بالأنواع الرئيسية للموارد المطلوب استخدامها في المشروع.
‌ب. تحديد العدد والغرض من كل نوع من الموارد المطلوبة.
‌ج. تحديد متى سيتم استغلال هذه الموارد من خلال اعداد جدولة الموارد.
‌د. تحديد او تخصيص الموارد لكل نشاط من خلال جدول استخدام الموارد.
5.وضع الخطة المالية
يقصد بالخطة المالية هو تقدير الموارد المالية اللازمة للمشروع مع تجميع تلك التكاليف التقديرية و العمل على ضبط الميزانية الخاصة بالمشروع من خلال مراقبة مسار العمل في المشروع بحيث يتم إنجاز المشروع في إطار الموازنة المحددة بالإضافة إلى التحكم في المتغيرات التي من شأنها أن تؤثر على التكلفة في مختلف مراحل المشروع و يتطلب تقدير تكاليف المشاريع التخطيط الجيد للمشروع و الذي يسهم في إنتاج خطة مناسبة لإدارة التكاليف الخاصة بالمشروع ويجري اعداد الخطة المالية بعد اعداد خطة الموارد ولإعدادها يتطلب الاخذ بالخطوات الاتية:
‌أ. قائمة بالكلف والمصاريف محتملة الظهور في المشروع مثل كلف (العمال , المواد , المعدات) والتكاليف الإدارية .
‌ب. جدول يحدد متى ستستغل او تظهر تلك الكلف.
‌ج. حساب اجمالي الكلف لكل نشاط محدد في خطة المشروع.
‌د. تحديد وحدة التكلفة لكل نوع من الكلف.
‌ه. مراقبة الكلفة وتتضمن التأثير في العوامل التي تنشأ عنها الفروق التكلفة وتشمل الاتي :
* التأثير على العوامل التي تحدث تغييرات في خط اساس الكلفة
* إدارة التغييرات الفعلية عند واثناء حدوثها
* منع تضمين اية تغييرات غير صحيحة او غير ملائمة في تقارير التكلفة .
* متابعة أداء التكلفة لاكتشاف التباين
*اخطار أصحاب المصلحة الملائمين بالتغيرات المعتمدة
6.وضع خطة الجودة
تعرف المنظمة العالمية للتقييس الجودة بأنها المزايا الكاملة لكيان ما والتي تظهر في قدرته على تحقيق احتياجات معلنة أو ضمنية . ويمكن النظر الى الجودة من منظارين , الأول يتعلق بمستوى الجودة المقدم للزبون عبر الخدمة التي يقدمها المشروع , والثاني جودة العمليات الإدارية اللازمة لإنتاج تلك الخدمة ولوضع خطة الجودة يتطلب الاخذ بالخطوات الاتية :
‌أ. تحديد ما المقصود بمصطلح الجودة فيما يتعلق بالمشروع.
‌ب. تحديد اهداف الجودة التي نرغب بتحقيقها.
‌ج. وصف تقنيات الجودة وفيما انها ستؤخذ بنظر الاعتبار.
‌د. تحديد العمليات المطلوبة لتحقيق اهداف الجودة المحددة سلفاً.
تحديد الجودة المطلوبة
وهي أولى الخطوات والتي تتمثل في خلق او تطوير خطة جودة شاملة لتحديد كيف ستراقب وتضمن الجودة في مخرجات المشروع , ولذلك يجب تحديد أولا ما المقصود بمصطلح الجودة , تم تحديد أهدافها ووضع خطة لضمان الجودة ورقابتها فيما بعد.
‌أ. الجودة : هي المدى الذي نرغب ان تطابق فيه المخرجات النهائية للمشروع متطلبات الزبون.
‌ب. اهداف الجودة:الأهداف تتوقف على حسب نوع المشروع المطلوب تنفيذه والهدف منه

‌ج. خطة ضمان الجودة : لاحساس الزبون بالامان بان اهداف الجودة المحددة سيتم تنفيذها بالشكل الصحيح حيث يستخدم تكنيك ضمان الجودة والتي تتضمن خطوات وقائية تأخذ بنظر الاعتبار استبعاد اية انحرافات عن الجودة في مخرجات المشروع عن اهداف الجودة المحددة سلفاً.
‌د. خطة ضبط الجودة : فضلا عن الاخذ بخطة ضمان الجودة فان هنالك العديد من تقنيات ضبط الجودة يجب تنفيذها , اذ يمثل ضبط الجودة خطوات علاجية يتم اللجوء اليها لاستبعاد أي انحراف في الجودة عما هو عليه في أهدافها المحددة بموجب المشروع.
7. وضع خطة الاتصالات
وهي تمثل المجال المعرفي الذي يوظف العمليات الازمة لضمان توليد معلومات المشروعات وجمعها وتوزيعها وتخزينها واسترجاعها انتهاء الى التصرف فيها على نحو سليم وفي الوقت المناسب وعمليات ادارة اتصالات المشروع هي التي توفر همزات الوصل الحيوية بين الاشخاص والمعلومات الضرورية للتواصل الناجح علما ان خطة الاتصالات توضع لبيان نوعية المعلومات التي سيصرح بها الى أصحاب المصالح لضمان بقائهم باطلاع على التقدم بالمشروع أولا بأول وتتكون من المعلومات الاتية:
‌أ. متطلبات المعلومات لكل صاحب مصلحة في المشروع.
‌ب. جدول للأحداث الخاصة بالاتصالات والطرق وتواريخ الاغلاق.
‌ج. تركيز الضوء على الموارد المطلوبة لكل عملية او حادث.
وان فن الاتصال موضوع واسع ومهم يتضمن مجموعه من المعارف والتي تعتبر من الضروريات معرفتها لضمان نجاح الاتصال وكما موضحه في الاتي:
*نماذج المرسل – المستقبل : وهي حلقات المعلومات الاسترجاعية وحواجز الاتصال
*اختيار الوسط : وهنا يتم تحديد متى يستحسن استخدام التواصل كتابة مقابل الاسلوب الشفهي ومتى يفضل كتابة مذكره ودية مقابل تقرير رسمي ومتى يستحسن استخدام التواصل المباشر مقابل استخدام البريد الالكتروني حيث يعتمد اختيار الوسط المختار لأنشطة الاتصال على الموقف .
*اسلوب الكتابة : وهنا يتم التركيز على تراكيب الجمل وكيفية اختيار الكلمات المناسبة
*الاساليب التقنية للعرض : وتتضمن التعبيرات البدنية وتصميم وسائل الايضاح البصري
والنموذج الاتي يوضح كيفية ارسال المعلومات واستقبالها بين طرفين ويطلق عليهما المرسل والمستقبل

الاتصالات (النموذج الأساسي)
8.وضع خطة التجهيز
وهي خطة تتضمن أنواع المنتجات او الخدمات التي تدخل في عمل المشروع واساليب التجهيز لكل منها مع التوقيتات الزمنية الخاصة بكل تجهيز (أجهزة حاسوب , معدات , مواد , استشارات إدارية , خدمات تقنية , قوى عاملة).
9. خطة ادارة التوظيف
وهي خطه فرعية من خطة ادارة المشروع تصف متى وكيف سيتم الايفاء بمتطلبات الموارد البشرية وقد تكون خطة ادارة التوظيف رسمية او غير رسمية او قد تكون دقيقة التفاصيل وذلك بناء على احتياجات المشروع ويتم تحديث الخطة بصفة مستمرة اثناء المشروع لضمان عملية الحصول على اعضاء الفريق والقيام بأعمال التطوير ومن البنود المهمة الواجب مراعاتها في خطة التوظيف:
أ.الحصول على الموظفين :وذلك من خلال ادراج عدد من الأسئلة عن التخطيط للحصول على الموارد البشرية وعلى سبيل لمثال هل يتم الحصول على الموارد البشرية من داخل المنظمة ام تعاقد من خارج المنظمة وهل الكادر يعمل بداخل الموقع ام خارجه وهكذا
ب.البرنامج الزمني: تصف خطة التوظيف الاطار الزمني الضروري لبدء عمل اعضاء فريق المشروع سواء فرديا او جماعيا وكذلك وقت بدء انشطة الحصول على الموظفين مثل عملية التوظيف.
ج.معايير تسريح العمالة :ان تحديد طريقة تسريح اعضاء الفريق ووقت تسريحهم يعد مفيدا لكل من المشروع واعضاء الفريق فعندما يتم تسريح اعضاء الفريق من المشروع في الوقت الامثل فبذلك يمكن التخلص من المدفوعات الخاصة بالأشخاص الذين انهوا مسئولياتهم وتقليل التكاليف.
د.احتياجات التدريب: اذا كان اعضاء فريق المشروع يفتقرون الى الكفاءات المطلوبة فيمكن تطوير خطة للتدريب كجزء من المشروع كما يمكن ان تشتمل هذه الخطة على طرق لمساعده اعضاء الفريق للحصول على الشهادات والتي من شانها ان تفيد المشروع.
ه.التميز والمكافات :ان المعايير الواضحة للمكافآت والنظام المحدد لاستخدامها من شانه ان يعمل على تشجيع ودعم السلوك المرغوب ولكي يكون ذلك ذو فاعلية يجب ان يكون التميز والمكافات على اساس الانشطة والاداء .
و.التوافق:قد تشتمل خطة ادارة التوظيف على استراتيجيات تتوافق مع اللوائح الحكومية وعقود الاتحاد / النقابة والسياسات القائمة الخاصة بالموارد البشرية.
ز.السلامة : يمكن ان تكون السياسات والاجراءات التي تحمي سلامة اعضاء الفريق ضمن خطة ادارة التوظيف وكذلك ضمن سجل المخاطر.
جدولة المشروع :
ان اتخاذ القرار بإقامة المشروع يعني تخصيص الموارد الضرورية له مما يتوجب على إدارة المشروع من استغلال هذه الموارد بالشكل الأفضل وبفاعلية لتحقيق هدف المشروع المقرر ومن الضروري التأكيد هنا بأن الموارد بكل أنواعها تمثل بحد ذاتها قيدا محددا قويا ومن ابرز هذه الموارد هو الزمن الذي يتوجب عدم تجاوزه بالإضافة الى مواصفات وشروط المشروع الواجب تحقيقها بما تلبي حاجات ومتطلبات المستخدم للمشروع ومن هنا تبرز أهمية الموارد مما يتوجب على إدارة المشروع التعامل معها بحذر وشمولية وبعناية كبيرة من خلال وظيفة التخطيط وتأتي وظيفة جدولة المشروع استكمالا لوظيفة التخطيط حيث يتم تجزئة المشروع الى مراحل وتحتوي كل مرحلة منها على مجموعة من الأنشطة والاعمال التي تعني اعداد مواقيت بدايتها ونهايتها أي اعداد الجداول الزمنية لكل نشاط من نشاطات المشروع بالإضافة الى تقديرات الموارد المختلفة الضرورية لانجاز الأنشطة .
وتكمن وظيفة الجدولة على تجميع المعلومات الضرورية عن مختلف مكونات المشروع ومن اهم المعلومات المطلوبة لوظيفية الجدولة هي المدد الزمنية التي تستغرقها الأنشطة وكذلك تحديد الاسبقية والتتابع فيما بينهما بالإضافة الى وضع تقديرات حاجة الفعاليات من الموارد الأساسية مثل القوى العاملة والمواد والمعدات وغيرها واجراء الموازنة السليمة في توزيعها ما بين الأنشطة ويتم معالجة هذه المعلومات من خلال الجداول المناسبة لهذه المهمة وبأستخدام أساليب التحليل الشبكي (شبكات الاعمال)
أهمية جدولة المشروعات
1.تحديد المدة الزمنية لانجاز المشروع تحت ظروف العمل الاعتيادية .
2.تحديد الأنشطة الحرجة والتي تقع على المسار الحرج ولاتتقبل التأخير .
3.تحديد الأنشطة التي لو تأخرت لاتؤثر على المدة الزمنية لانجاز المشروع الى حين .
4.تحدي ومعرفة مواقيت بدء الأنشطة ونهاياتها .
5.تحديد مقدار الموارد التي يحتاجها النشاط الواحد.
6. بيان مدى الحاجة للمفاضلة بين زمن انجاز المشروع وكلفته.
وبالنظر لكون المشروع عباره عن منتج او خدمة او نتيجة تمتاز بالتفرد والخصوصية لذا فأن الأنشطة المتشابهة بالمشروع ليست بالضرورة من ان تنجز بنفس الطريقة وهذا مايتطلب من العاملين بالمشروعات من الاستفادة من خبرات المشروعات السابقة المتراكمة في مجل التخطيط والجدولة في إدارة المشروعات مما يتوجب على مدير المشروع من القيام بتنسيق الاعمال والأنشطة التي تعتبر محور وظيفة الجدولة لكي ينجز المشروع بالموعد المستهدف له .
ويجري تمثيل الجدولة بعدة طرق منها الجداول الزمنية او المخططات البيانية او مخططات جانت او بهيئة المخططات الشبكية وتوفر الجدولة قناة الاتصال الضرورية بين إدارة المشروع وفرق العمل التي تعمل في مراحله المختلفة إضافة الى كونها حلقة الاتصال والتنسيق مابين إدارة المشروع وفرق العمل من جهة وبين أصحاب المصالح والمقاولون الذين ينفذون الاعمال بالمشروع .
وصفوة القول ان مفهوم الجدولة يعني أدوات العمل التي تستخدم في تخطيط وتقييم المشروعات والسيطرة عليها حيث تقوم إدارة المشروع وفريق عمل المشروع بأعداد مستفيدين بذلك من التغذية المرتجعة من أصحاب المصالح جميعهم وبمعنى اخر ان الجدولة تعني عملية تحويل خطة المشروع الى مواقيت عملياتية وتستخدم الجدولة كذلك كقاعدة أساس مراقبة الأنشطة والسيطرة عليها بما يتوافق مع الخطة والموازنة باعتبارها الأداة الشاملة لادارة المشروع ففي بيئة المشروعات ذات الخصوصية فان وظيفية الجدولة تمتاز بالاهمية الخاصة مقارنة مع العمليات الأخرى لان العمليات في المشروع تنفذ يوميا وعلى مدار الساعة وتظهر خلالها الكثير من المشاكلات المعقدة المتعلقة بالتنسيق مابين هذه العمليات المختلفة .


المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .
الرجوع الى لوحة التحكم